Facturación electrónica (EDI)

EDI, o intercambio electrónico de datos, es la comunicación entre empresas de documentos empresariales, como órdenes de compra y facturas, en formato estándar. Si envía documentos que cumplen con el estándar EDI se podrá asegurar de que la máquina que reciba el mensaje podrá interpretar la información de manera correcta. Hay muchos formatos EDI que están disponibles dependiendo del país de su empresa.

La función EDI permite automatizar la administración entre empresas y es posible que algunos gobiernos también la soliciten para facilitar el control fiscal y la administración.

Uno de los usos de EDI es que podrá crear facturas y notas de crédito en formato electrónico.

Odoo puede realizar facturas electrónicas en varios países. Consulte la página del país para obtener más detalles:

• Argentina

• Austria

• Bélgica

• Brasil

• Chile

• Colombia

• Croacia

• Dinamarca

• Ecuador

• Estonia

• Finlandia

• Francia

• Alemania

• Hungría

• Irlanda

• Italia

• Letonia

• Lituania

• Luxemburgo

• México

• Países bajos

• Noruega

• Perú

• Polonia

• Portugal

• Rumania

• Eslovenia

• España

• España - País Vasco

• Uruguay

Ver también

Documentación de localizaciones fiscales

Configuración

De forma predeterminada, el formato disponible en la ventana de envío depende del país de su cliente.

Puede definir un formato de factura electrónica específico para cada cliente. Para ello, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Clientes, abra el formulario correspondiente, vaya a la pestaña Contabilidad y seleccione el formato adecuado.

Facturación electrónica nacional

Según el país de su empresa (por ejemplo, Italia, España, México, etc.), es posible que deba emitir sus facturas mediante documentos de facturación electrónica con un formato específico. En este caso, puede definir un formato predeterminado de facturación electrónica para su diario de ventas.

Para hacerlo, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Diarios, abra su diario de ventas, diríjase a la pestaña Ajustes avanzados y habilite los formatos necesarios para este diario.

Generar facturas electrónicas

Desde una factura confirmada, haga clic en Enviar e imprimir para abrir la ventana de envío, luego seleccione la opción de facturación electrónica para generar y adjuntar el archivo con la factura electrónica.

Peppol

La red Peppol garantiza el intercambio de documentos e información entre las empresas y las autoridades del gobierno. Se usa principalmente para la facturación electrónica y sus puntos de acceso (conectores a la red de Peppol) le permiten a las empresas intercambiar documentos electrónicos.

Ahora Odoo es un punto de acceso y un SMP, lo que permite realizar transacciones de facturación electrónica sin la necesidad de enviar facturas por correo electrónico o postal.

Si todavía no lo ha hecho, instale el módulo Peppol (account_peppol).

Importante

• Se puede registrar a Peppol gratis y desde Odoo Community

• Puede enviar facturas a los clientes y notas de crédito recibir facturas de los proveedores así como reembolsos con Peppol.

• Puede enviar y recibir uno de los siguientes formatos de documentos compatibles: BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS, NLCIUS.

• Los siguientes países aplican para registrarse en Peppol con Odoo:

  Andorra, Albania, Austria, Bosnia y Herzegovina, Bélgica, Bulgaria, Suiza, Chipre, República Checa, Alemania, Dinamarca, Estonia, España, Finlandia, Francia, Reino Unido, Grecia, Croacia, Hungría, Irlanda, Islandia, Italia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Letonia, Mónaco, Montenegro, Macedonia del Norte, Malta, Países bajos, Noruega, Polonia, Portugal, Rumania, Serbia, Suecia, Eslovenia, Eslovaquia, San Marino, Turquía, Santa Sede (Ciudad del Vaticano)

Inscripción

Vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes. Si no tiene el módulo Peppol instalado, primero seleccione la casilla Habilitar PEPPOL y luego guarde de manera manual. Haga clic en Comenzar a enviar con Peppol para abrir el formulario de registro.

Nota

Este formulario de registro también aparece si decide enviar e imprimir una factura a través de Peppol sin completar el proceso de registro.

Puede registrarse como remitente o receptor. Los remitentes solo pueden enviar facturas y notas de crédito en Odoo a través de Peppol sin tener que registrarse como participantes de Peppol en la plataforma de gestión de SaaS de Odoo. Regístrese como remitente si tiene un registro de Peppol existente en otro lugar y desea conservarlo, pero también quiere enviar facturas desde su base de datos de Odoo y recibir otros documentos en otro software.

Truco

• Siempre puede registrarse primero como remitente y luego para recibir documentos.

• Al registrarse puede especificar si también desea recibir documentos.

Complete la siguiente información:

• Seleccione la casilla de receptor si desea registrarse en la plataforma de gestión de SaaS de Odoo. Si está migrando desde otro proveedor de servicios, escriba la clave de migración del proveedor anterior (el campo aparece después de seleccionar la casilla).

• Esquema de dirección electrónica: El esquema de dirección electrónica Peppol suele depender del país de su empresa. A veces Odoo lo completa en automático con el código de EAS más usado en su país. Por ejemplo, el código EAS preferido para la mayoría de las empresas en Bélgica es 0208.

• Punto de conexión: Por lo general es el número de registro de una empresa o un número de identificación fiscal.

• Teléfono: El número telefónico, incluye el código del país (+32 en Bélgica, por ejemplo).

• Correo electrónico: Este es el correo electrónico que Odoo puede utilizar para contactarle con respecto a su registro en Peppol.

Si desea explorar o probar Peppol puede optar por registrarse en el modo de demostración. De lo contrario, seleccione Activo.

Truco

• Seleccionar Demo simula todo en Odoo. No hay envío, recepción ni verificación de contactos.

• Solo los usuarios avanzados pueden realizar pruebas en la red de pruebas de Peppol. El servidor permite registrarse en Peppol y enviar o recibir facturas de prueba a (y de) otros participantes. Para ello, active el Modo de desarrollador (modo de depuración), abra la aplicación Ajustes, vaya a Técnico ‣ Parámetros del sistema y busque account_peppol.edi.mode. Haga clic en el parámetro y cambie el valor a test. Regrese al menú de ajustes de Peppol en la aplicación Ajustes y la opción Prueba debería estar disponible.

Ver también

• Peppol EAS - Comisión Europea

• Punto de conexión Peppol - OpenPeppol eDEC lista de códigos (abra los «esquemas de identificación de los participantes» como página HTML)

Una vez que haya terminado con su configuración deberá solicitar que se le envíe un código de verificación. Haga clic en Enviar código de registro por SMS y recibirá un mensaje de texto con un código en el número de teléfono que proporcionó para finalizar el proceso de verificación.

Su estado de participante en Peppol se actualizará una vez que ingrese el código y haga clic en Registrar.El estado cambia a Puede enviar pero no recibir si solo eligió enviar documentos. Si también eligió recibir documentos, el estado cambia a Puede enviar, pendiente de registro para recibir y debe activarse de forma automática en el transcurso del día.

Luego, en Diario de facturas entrantes, seleccione el diario predeterminado en el que recibirá las facturas de proveedores.

Truco

Active el Modo de desarrollador (modo de depuración) para habilitar el cron que revisa el estado del registro de forma manual, vaya a Ajustes ‣ Técnico ‣ Acciones programadas y busque la acción PEPPOL: actualizar el estado del participante.

El estado de su solicitud de receptor se actualizará en cuanto se haya registrado a la red de Peppol.

Todas las facturas y facturas de proveedor se envían directamente usando la red de Peppol.

Importante

Para actualizar el correo electrónico que Odoo puede utilizar para contactarle, modifique el correo y luego haga clic en Actualizar detalles de contacto.

Configurar los servicios de Peppol

Una vez que esté registrado en la plataforma de gestión de SaaS de Odoo, el botón Configurar servicios de Peppol aparecerá para que pueda habilitar o deshabilitar el formato de los documentos que otros participantes pueden enviarle a través de Peppol. Todos los formatos de documentos compatibles con Odoo están habilitados de manera predeterminada (esto depende de los módulos instalados).

Verificar contactos

Es necesario verificar que el contacto también esté registrado como participante en Peppol antes de enviarle una factura con la red Peppol.

Para hacerlo, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Clientes y abra el formulario del cliente. Después, vaya a la pestaña Contabilidad ‣ Facturación electrónica, seleccione el formato correcto y asegúrese de que el código EAS de Peppol y el punto de conexión cuenten con la información correcta. Haga clic en Verificar, la validez de su punto de conexión de Peppol será «Válido» si el contacto existe en la red.

Importante

Odoo completa en automático el código EAS y el número del punto de conexión según la información disponible del contacto, pero es mejor confirmar estos detalles con el contacto.

Puede verificar el estado de participación de Peppol de varios clientes a la vez. Para hacerlo, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Clientes y cambie a vista de lista. Seleccione los contactos a los que quiere verificar y después haga clic en Acciones ‣ Verificar Peppol.

La etiqueta Validez del punto de conexión de Peppol cambia a No puede recibir este formato si el participante está registrado en la red Peppol pero no puede recibir el formato que seleccionó.

Enviar facturas

Una vez listo, para enviar una factura con la red Peppol solo haga clic en Enviar e imprimir que se encuentra en el formulario de la factura. Para preparar varias facturas, selecciónelas y después haga clic en Acciones ‣ Enviar e imprimir, se enviarán en lote más tarde. Tanto las casillas BIS Billing 3.0 como Enviar mediante PEPPOL deben estar marcadas.

Las facturas publicadas que se pueden enviar mediante Peppol están marcadas como Listo para Peppol. Para mostrarlas, use el filtro Listo para Peppol o ingrese al tablero de Contabilidad y haga clic en Facturas listas para Peppol en el diario de ventas correspondiente.

Luego de enviar las facturas a través de Peppol, su estado cambiará a Procesando y después a Listo, cuando el punto de acceso del contacto las haya recibido.

Truco

De forma predeterminada, la columna del estado de Peppol está oculta en la vista de lista de las facturas. Para visualizarla solo selecciónela en las columnas opcionales, a las que puede acceder desde la esquina superior derecha de la vista de lista de las facturas.

Un cron se ejecuta de forma regular para revisar el estado de estas facturas. Puede revisar el estado antes de que el cron se ejecute, solo tiene que hacer clic en Obtener el estado de las facturas de Peppol en el dierio de ventas correspondientes en el tablero de contabilidad.

Recibir las facturas de proveedor

Una vez al día, el cron revisa si hay documentos nuevos que se le hayan enviado a través de la red Peppol. Estos documentos se importan y las facturas de proveedor correspondientes se crean de forma automática en borradores.

Si quiere recuperar los documentos Peppol antes de que el cron se ejecute, lo puede hacer desde el tablero de Contabilidad en el diario de compra principal de Peppol que configuró en los ajuistes. Solo haga clic en Obtener de Peppol.