Citas¶
La aplicación Citas de Odoo es una aplicación en la que los clientes y otros usuarios pueden programar sus propias citas, lo que simplifica el proceso de reservas, preguntas o servicios. La aplicación está integrada con el paquete de aplicaciones empresariales de Odoo. De esta forma las empresas pueden automatizar la programación de reuniones, reducir la coordinación manual y brindar una experiencia sencilla a los clientes. Las reuniones pueden vincularse a calendarios, oportunidades de CRM, horarios de los empleados y más, lo que la convierte en la herramienta ideal para empresas que se basan en servicios y buscan eficacia y organización.
Configuración¶
La aplicación Citas permite que se programen nuevas citas según la disponibilidad de los empleados, o la de los recursos, como lo son salas de reuniones o una zona con asientos. Para crear un nuevo recurso, o gestionar los existentes, vaya a . Aquí verá una lista de todos los recursos disponibles en la base de datos, así como la capacidad de cada uno.
Recursos¶
Haga clic en Nuevo para crear un recurso nuevo. En el registro en blanco, ingrese el Nombre del recurso; en el campo Capacidad ingrese el número máximo de personas que pueden caber en el recurso. Después, confirme la Zona horaria del recurso.
Si lo desea, seleccione un Recurso vinculado desde el menú desplegable. Con esta opción designará uno o más recursos que se pueden usar al gestionar demandas más grandes.
Importante
Los recursos vinculados solo se usarán al usar el Método de asignación aignación automática.
Por último, agrega una Descripción para este recurso.
Nota
Los clientes podrán ver el contenido de la pestaña Descripción cuando reserven una cita en línea.
Configuración del tipo de cita¶
Antes de poder programar o reservar una cita, se debe crear un tipo de cita. Vaya al tablero de la aplicación y haga clic en Nuevo. En el registro en blanco, ingrese el título de la cita y establezca la Duración de este tipo de cita.
Después, seleccione un Tiempo antes de reservar. Esta es la cantidad mínima de tiempo que debe pasar para que pueda iniciar una cita después de que se haya reservado. Si el Tiempo antes de reservar es 1 hora, las citas se deben reservar con al menos 1 hora de antelación.
Example
Se crea un tipo de cita para Canchas de tenis, con una Duración de 1 hora y el Tiempo antes de reservar de 1 hora. A las 02:00 p. m., un cliente intenta hacer una reservación para ese mismo día a las 02:45 p. m. Sin embargo, el primer horario que podrá reservar es a las 04:00 p. m.
Seleccione una Ventana de planificación:
Seleccione Disponible ahora para permitir que los clientes reserven una cita de inmediato. Use el campo Hasta X días en el futuro para definir con cuánta antelación los clientes podrán programar citas. Por ejemplo, si ingresa
14, los clientes no podrán programar nada que suceda después de 14 días después de la fecha actual.Seleccione Dentro de un intervalo de fechas para limitar las reservas a un rango de fechas específicas. Después de seleccionar esta opción, haga clic en los campos De y a y suse el calendario que aparecerá en una ventana emergente para personalizar el rango de fecha y hora.
Actualice el campo Permitir cancelación para limitar el tiempo antes de un evento durante el cual el cliente puede cancelar. Si activa este ajuste, los clientes no podrán cancelar después de un rango de tiempo específico.
Nota
Si el cliente intenta cancelar dentro de ese rango, recibirán un mensaje de error con la información de contacto. Si la cita es para un recurso, los detalles de contacto serán los del usuario que creó el tipo de cita. Si la cita es para un usuario, los detalles de contacto serán los del usuario con el que se hará la cita.
Después, seleccione el botón de radio apropiado para saber si este tipo de cita será para Usuarios o Recursos. Si será para usuarios, seleccione uno o más usuarios en el menú desplegable Usuarios. Si será para recursos, seleccione uno o más Recursos desde el menú desplegable.
Truco
Los tipos de citas para usuarios se pueden usar para programar juntas de ventas y demos, así como entrevistas de reclutamiento.
Los tipos de citas para recursos se pueden usar para programar un horario específico para salas o ubicaciones específicas.
Si selecciona Recursos en el campo Disponibilidad de se mostrará la opción Gestionar capacidad. Si selecciona esta opción, la cita limitará el número de participantes según la capacidad de los recursos seleccionados.
Seleccione el botón de radio que desee para elegir un Método de asignación:
Seleccione un usuario o recurso y luego el tiempo: Los clientes podrán seleccionar a partir de una lista de usuarios o recursos y después seleccionarán un horario disponible.
Seleccione tiempo y luego usuario o recurso: Los clientes seleccionan una fecha y hora primero, para después seleccionar usuarios o recursos disponibles en una lista.
Seleccione tiempo y luego asignación automática: Los clientes seleccionarán un horario y se les asignará un usuario o recurso de forma automática.
Pestaña «Programar»¶
En la pestaña Programar podrá trazar un esbozo de cuándo estará disponible este tipo de cita. Estos ajustes definirán los horarios que se mostrarán en la página de reservación.
Haga clic en Agregar una línea para crear un plazo de tiempo nuevo. Seleccione un día de la semana desde el menú desplegable en la columna Cada y después ajuste los tiempos en los campos Desde y Hasta. Si quiere borrar uno de los registros, haga clic en el icono (papelera). Puede incluir más de un registro para el mismo día.
Truco
Si una cita no debería estar disponible en momentos específicos, como cuando los usuarios están en su hora de almuerzo, incluya espacios de tiempo antes y después de esos momentos.
Pestaña de opciones¶
La pestaña Opciones se usa para personalizar cómo se mostrará este tipo de cita y para configurar las notificaciones para clientes y usuarios.
El campo Visualización en el frontend determina cómo los clientes verán la cita en el sitio web. Seleccione el botón de radio Mostrar imágenes para publicar en el sitio web las imágenes predeterminadas del usuario o el recurso para este tipo de cita.
Los campos Zona horaria y Ubicación se llenarán en automático si el tipo de cita es para recursos, según la ubicación del recurso. Si la cita es para usuarios, el campo Ubicación será, por defecto, Reunión en línea y se generará un Enlace de videollamada de forma automática. Si no debería ser una reunión en línea, seleccione otra opción en el campo Ubicación.
Marque la opción Confirmación manual para requerir una confirmación antes de que se acepte la reunión. Si esta función se habilita, el horario de la cita se considerará reservado hasta que se confirme o rechace. Si no selecciona esta opción, las reuniones que se creen para esta cita se aceptarán en automático.
The Create Opportunities feature adds an opportunity to the CRM app for each scheduled appointment, which is assigned to the responsible user. Tick the Create Opportunities checkbox to enable this option.
Importante
Este campo solo es visible si instaló la aplicación CRM en la base de datos.
El campo Recordatorios se usa para establecer cómo se contactará a los clientes antes de la hora de la cita. Seleccione una o más opciones del menú desplegable, según el método de comunicación y el periodo de tiempo.
Marque la opción Permitir invitados para darle a los clientes la posibilidad de agregar invitados adicionales al registrar la cita.
Pestaña de preguntas¶
La pestaña Preguntas se puede usar para pedirle más información a los clientes al momento de programar una cita. Haga clic en Agregar una línea para agregar una nueva pregunta.
En la ventana emergente Crear Preguntas, ingrese la pregunta y después seleccione el Tipo de respuesta.
Marque la opción Respuesta obligatoria para hacer que esta sea una pregunta mandatoria antes de que los clientes puedan reservar la cita. Haga clic en Guardar y crear nuevo para agregar otra pregunta, o en Guardar y cerrar si terminó.
Pestaña «Mensajes»¶
La pestaña Mensajes se usa para brindar más información a los clientes sobre este tipo de cita.
Importante
El contenido en la pestaña Mensajes es visible para clientes y visitantes del sitio web.
En el campo Mensaje de introducción agregue una descripción corta del tipo de cita. Aquí puede incluir el asunto de la cita, la agenda para la reunión, o una introducción con información sobre el usuario responsable de la reunión.
El Mensaje adicional al confirmar es lo que verá un cliente después de reservar una reunión. Aquí debe agregar cualquier información adicional que el cliente necesite saber, como información sobre el estacionamiento, reglas de último momento, o instrucciones adicionales.
Publicar una cita nueva¶
Cuando una cita está lista para publicarse, haga clic en el botón inteligente Ir a Sitio web en la parte superior del registro. Después, haga clic en el icono Sin publicar para cambiarlo a Publicado.