Utnyttja aktiviteter för säljteam¶
Activities är uppföljningsuppgifter som är knutna till en post i en Odoo-databas. Aktiviteter kan schemaläggas på vilken sida som helst i databasen som innehåller en chattråd, Kanban-vy, listvy eller aktivitetsvy i en applikation.
Planerade aktiviteter för Leads och Opportunities.¶
Typer av verksamhet¶
En uppsättning förkonfigurerade aktivitetstyper finns tillgängliga i appen CRM. För att visa listan över tillgängliga aktivitetstyper, navigera till .
Observera
Ytterligare aktivitetstyper finns tillgängliga i databasen och kan utnyttjas i olika applikationer. För att komma åt den fullständiga listan över aktivitetstyper, gå till , bläddra sedan till Discuss sektionen och klicka på Activity Types.
De förkonfigurerade aktivitetstyperna för CRM-appen är följande:
Email: lägger till en påminnelse i chatten som uppmanar säljaren att skicka ett e-postmeddelande.
Call: öppnar en kalenderlänk där säljaren kan schemalägga tid för att ringa kontakten.
Meeting: öppnar en kalenderlänk där säljaren kan schemalägga tid för ett möte med kontakten.
To Do: lägger till en allmän påminnelseuppgift till chattarna.
Upload Document: lägger till en länk i aktiviteten där ett externt dokument kan laddas upp. Observera att appen Documents inte krävs för att använda den här aktivitetstypen.
Observera
Om andra program är installerade, t.ex. Sales eller Accounting, görs andra aktivitetstyper tillgängliga i CRM-appen.
Skapa en ny aktivitetstyp¶
Om du vill skapa en ny aktivitetstyp klickar du på New längst upp till vänster på sidan för att öppna ett tomt formulär.
Längst upp i formuläret börjar du med att välja ett Namn för den nya aktivitetstypen.
Inställningar för aktiviteter¶
Åtgärder¶
Fältet Aktion anger avsikten med aktiviteten. Vissa åtgärder utlöser specifika beteenden efter att en aktivitet har schemalagts.
Om Upload Document är markerat läggs en länk för att ladda upp ett dokument direkt till den planerade aktiviteten i chattern.
Om antingen Phonecall eller Meeting har valts, har användarna möjlighet att öppna sin kalender för att schemalägga en tid för denna aktivitet.
Om Request Signature är markerat läggs en länk till den planerade aktiviteten i chatten som öppnar ett popup-fönster för signaturförfrågan.
Observera
De åtgärder som finns tillgängliga för att välja en aktivitetstyp varierar beroende på vilka applikationer som för närvarande är installerade i databasen.
Standardanvändare¶
För att automatiskt tilldela denna aktivitet till en specifik användare när denna aktivitetstyp schemaläggs, välj ett namn från Default User rullgardinsmenyn. Om det här fältet lämnas tomt tilldelas aktiviteten till den användare som skapar aktiviteten.
Standard sammanfattning¶
För att inkludera anteckningar när denna aktivitetstyp skapas, ange dem i Default Summary fältet.
Observera
Informationen i fälten Default User och Default Summary inkluderas när en aktivitet skapas. De kan dock ändras innan aktiviteten schemaläggs eller sparas.
Nästa aktivitet¶
För att automatiskt föreslå, eller trigga, en ny aktivitet efter att en aktivitet har markerats som slutförd, måste Chaining Type anges.
Föreslå nästa aktivitet¶
I fältet Chaining Type väljer du Suggest Next Activity. När du gör det ändras fältet nedanför till: Suggest. Klicka på rullgardinsmenyn Suggest för att välja aktiviteter som du vill rekommendera som uppföljningsuppgifter till denna aktivitetstyp.
I fältet Schedule väljer du en standarddeadline för dessa aktiviteter. Konfigurera önskat antal Dagar, Veckor eller Månader. Bestäm sedan om det ska ske efter slutdatum eller efter föregående aktivitets deadline.
Denna Schedule fältinformation kan ändras innan aktiviteten schemaläggs.
När alla konfigurationer är klara klickar du på Spara.
Observera
Om en aktivitet har Chaining Type inställd på Suggest Next Activity, och har aktiviteter listade i Suggest fältet, presenteras användare med rekommendationer för aktiviteter som nästa steg.
Utlösa nästa aktivitet¶
Om du ställer in Chaining Type till Trigger Next Activity startar nästa aktivitet omedelbart när den föregående aktiviteten är slutförd.
Om Trigger Next Activity är markerat i fältet Chaining Type ändras fältet nedanför till: Trigger. I rullgardinsmenyn för fältet Trigger väljer du den aktivitet som ska startas när denna aktivitet är slutförd.
I fältet Schedule väljer du en standarddeadline för dessa aktiviteter. Konfigurera önskat antal Dagar, Veckor eller Månader. Bestäm sedan om det ska ske efter slutdatum eller efter föregående aktivitets deadline.
Denna Schedule fältinformation kan ändras innan aktiviteten schemaläggs.
När alla konfigurationer är klara klickar du på Spara.
Observera
När en aktivitet har Chaining Type inställd på Trigger Next Activity, startar nästa aktivitet som anges i fältet Trigger omedelbart när aktiviteten markeras som Done.
Aktivitetsspårning¶
För att hålla pipelinen uppdaterad med den mest exakta bilden av aktiviteternas status bör den associerade aktiviteten markeras som Done så snart som en lead har interagerats med. Detta säkerställer att nästa aktivitet kan schemaläggas efter behov. Det förhindrar också att pipelinen fylls med förfallna aktiviteter.
Pipelinen är som mest effektiv när den hålls uppdaterad och stämmer överens med de interaktioner som den spårar.
Aktivitetsplaner¶
Aktivitetsplaner är förkonfigurerade sekvenser av aktiviteter. När en aktivitetsplan startas schemaläggs varje aktivitet i sekvensen automatiskt.
För att skapa en ny plan, navigera till . Klicka på New längst upp till vänster på sidan för att öppna ett tomt formulär Lead Plans.
Ange ett namn för den nya planen i fältet Plan Name. På fliken Activities to Create klickar du på Add a line för att lägga till en ny aktivitet.
Välj en Activity Type från rullgardinsmenyn. Klicka på Sök mer för att se en fullständig lista över tillgängliga aktivitetstyper, eller för att skapa en ny.
I fältet Summary anger du sedan detaljer som beskriver aktiviteten, t.ex. instruktioner till säljaren eller information som ska lämnas när aktiviteten är klar. Innehållet i det här fältet ingår i den schemalagda aktiviteten och kan redigeras senare.
I fältet Assignment väljer du något av följande alternativ:
Fråga vid lansering: aktiviteter tilldelas en användare när planen schemaläggs.
Default user: aktiviteter tilldelas alltid en specifik användare.
Om Default user har valts i fältet Assignment ska du välja en användare i fältet Assigned to.
Tips
Aktivitetsplaner kan innehålla aktiviteter som tilldelas standardanvändare och användare som tilldelas när planen lanseras.
Därefter konfigurerar du tidslinjen för aktiviteten. Aktiviteter kan schemaläggas så att de inträffar antingen före eller efter planeringsdatumet. Använd fälten Interval och Units för att ange tidsfristen för aktiviteten. I fältet Trigger väljer du slutligen om aktiviteten ska inträffa före eller efter planeringsdatumet.
Example
En aktivitetsplan skapas för att hantera högprioriterade leads. Dessa leads ska kontaktas snabbt och ett möte ska bokas in inom två dagar efter den första kontakten. Planen konfigureras med följande aktiviteter:
E-post två dagar före planeringsdatum
Möte noll dagar före planeringsdatum
Lämna offert tre dagar efter planeringsdatum
Ladda upp dokument tre dagar efter planeringsdatum
Uppföljning fem dagar efter planeringsdatum
Detta innebär att planeringsdatumet fastställs som deadline för mötet, vilket är målet med planen. Före det datumet finns det ledtid för att kontakta kunden och förbereda mötet. Efter det datumet har säljaren tid att skapa en offert, ladda upp dokumentet och göra uppföljningar.
Upprepa dessa steg för varje aktivitet som ingår i planen.
Lansera en aktivitetsplan¶
För att starta en aktivitetsplan för en CRM-möjlighet, navigera till och klicka på Kanban-kortet för en möjlighet för att öppna det.
Klicka på Activities längst upp till höger i chatten för att öppna popup-fönstret Schedule Activity.
I fältet Plan väljer du önskad aktivitetsplan att starta. Detta genererar en Plan summary, som listar de aktiviteter som ingår i planen. Välj ett Plan Date med hjälp av popover-kalendern. Detta uppdaterar Plan summary med deadlines baserat på de intervall som konfigurerats i activity plan.
Välj en användare i fältet Assigned To. Den här användaren tilldelas någon av de aktiviteter i planen som konfigurerades med Ask at launch i fältet Assignment.
Klicka på Schedule.
Detaljerna i planen läggs till i chatten, utöver var och en av aktiviteterna.
Se även
